Chia sẻ kiến thức

Kỹ năng phải biết: 8 Bước xử lý khiếu nại của khách hàng

Xử lý khiếu nại của khách hàng là trường hợp mà hầu như nhân viên dịch vụ nào cũng gặp phải. Có những trường hợp lựa chọn xin lỗi hay mặc kệ khách hàng, tuy nhiên có những trường hợp áp dụng 8 bước xử lý dưới đây để giải quyết khiếu nại, vừa làm hài lòng khách hàng vừa giúp doanh nghiệp của bạn uy tín hơn.

Mục lục nội dung:

    Đã làm kinh doanh, ắt sẽ có lúc khách hàng than phiền. Nhất là khi bạn làm nghành dịch vụ - Ngành được coi là "làm dâu trăm họ". Tuy nhiên, cách xử lý khiếu nại càng tinh tế sẽ mang đến nhiều cơ hội hơn cho bản thân và cho doanh nghiệp của bạn.

    XỬ LÝ KHIẾU NẠI CỦA KHÁCH HÀNG

    Xử lý thế nào khi khách hàng phàn nàn về dịch vụ của doanh nghiệp bạn?

    Xử lý thế nào khi khách hàng phàn nàn về dịch vụ của doanh nghiệp bạn?

    Nhiều công ty có chính sách thưởng phạt dựa trên số lời khiếu nại của khách hàng khiến nhân viên hoảng hốt khi nghe khách hàng than phiền, vì nghĩ ngay tới sắp bị phạt. Cũng có nhiều công ty không nghĩ rằng, đó chính là cơ hội tốt để hiểu khách hàng, giữ chân khách hàng, thậm chí quảng bá thương hiệu.

    Amazon xử lý khiếu nại của khách hàng như thế nào?

    Amazon đã xử lý sơ suất của mình như thế nào?

    Amazon đã xử lý sơ suất của mình như thế nào?

    Anh bạn tôi đặt sách thường xuyên trên Amazon - Một trong những tập đoàn bán lẻ trực tuyến hàng đầu thế giới có trụ sở tại Hoa Kỳ. Một lần sách về chậm, anh viết thư khiếu nại. Ngay lập tức anh nhận được bức thư từ Amazon: “Cám ơn quý khách đã gửi thư cho chúng tôi. Chúng tôi hiểu cảm giác khó chịu khi không nhận được cuốn sách đúng hạn để sử dụng nó theo kế hoạch. Hãy cho chúng tôi chút thời gian để tìm hiểu và phản hồi trong 24h.”

    Cũng trong ngày đó, anh nhận bức thư thứ 2 “Chào quý khách. Tôi là J., trưởng bộ phận giao hàng, khu vực X.. Tôi đã tìm hiểu và đúng là cuốn sách quý khách đặt vẫn đang trên đường và chậm hơn tiến độ 7 ngày mà chúng tôi đã sơ xuất không thông báo cho quý khách. Chúng tôi xin hoàn lại số tiền quý khách đã thanh toán. Xin hãy nhận cuốn sách đang trên đường đến như món quà của chúng tôi. Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn quý khách đã cho biết thông tin để chúng tôi có thể hoàn thiện dịch vụ của mình”.

    Bạn tôi đăng lá thư này lên mạng, và ngay lập tức lan truyền khắp cộng đồng. Tôi tin rằng nó đã tạo ra tác động rất lớn lên việc đặt mua hàng trên Amazon. 

    8 bước xử lý khiếu nại chưa bao giờ thất bại

    Bước 1: Cảm ơn

    Sai lầm đầu tiên, là hướng dẫn nhân viên xin lỗi ngay cả khi chưa hiểu rõ điều gì đang diễn ra. Điều này khiến cho nhân viên bối rối, bị đặt vào thế bị tấn công, còn cơn giận của khách hàng càng bùng lên.

    Trước tiên, hãy cảm ơn vì khách hàng vẫn ở lại và chia sẻ với doanh nghiệp bạn

    Trước tiên, hãy cảm ơn vì khách hàng vẫn ở lại và chia sẻ với doanh nghiệp bạn

    Thay vào đó, hãy cám ơn khách hàng vì đã cung cấp thông tin. Công ty nên khiến nhân viên hiểu rằng cần làm điều này tận đáy lòng. Cứ 100 khách hàng không hài lòng, thì chỉ có 4 khách hàng than phiền, 96 người còn lại sẽ âm thầm chuyển sang nơi khác. Lời than phiền thực sự là món quà của 4 khách hàng vẫn còn mong chờ điều tốt hơn từ chúng ta. Các công ty khôn ngoan sẽ mở rộng hơn nữa các kênh lắng nghe để “nhận quà”.

    Bước 2: Làm rõ nguyên nhân

    Lắng nghe khách hàng để tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra hướng giải quyết phù hợp

    Lắng nghe khách hàng để tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra hướng giải quyết phù hợp

    Đây là lúc thể hiện khả năng lắng nghe, khách hàng có cơ hội nói ra và được lắng nghe, quả bóng tức giận được xì hơi. Khách hàng "thật lòng bực xúc", cũng là lúc chúng ta hiểu hơn về khách hàng qua lời nói hay hành động của khách hàng, để đưa tìm được cách trao đổi tốt nhất với từng kiểu khách hàng.

    Bước 3: Xin lỗi / Đồng cảm

    Một trong những bước quan trọng để xử lý khiếu nại thành công là: Một lời xin lỗi từ tận đáy lòng. Hãy xin lỗi chân thành nếu đó là lỗi của doanh nghiệp. Ngay cả khi không phải lỗi của doanh nghiệp cũng thể hiện đồng cảm với khách hàng.

    Lời xin lỗi chân thành và đúng lúc sẽ giúp bạn xoa dịu cơn giận dữ của khách hàng

    Lời xin lỗi chân thành và đúng lúc sẽ giúp bạn xoa dịu cơn giận dữ của khách hàng

    Tâm trạng của khách hàng sẽ trở nên "dịu dàng" hơn nếu nhận được 1 lời xin lỗi chân thành, hoặc chí ít có người hiểu được sự bức xúc của họ.

    Bước 4: Cam kết thời hạn khắc phục

    Lưu ý, khách hàng muốn nghe thời hạn cụ thể khắc phục vấn đề. Không nên hứa “trong thời gian sớm nhất”.

    Để người tiếp xúc với khách hàng có thể ngay lập tức đưa ra thời hạn cho khách, trong doanh nghiệp cần có thời hạn cho một số tác vụ thường xuyên nhất. Với những tác vụ ngoài dự kiến, bộ phận tiếp xúc với khách hàng cần nắm sơ đồ tổ chức của công ty để trước mặt khách hàng hỏi được thời hạn này. Người nhận được câu hỏi cũng cần được huấn luyện để thời hạn mình đưa ra là chính xác.

    Bước 5: Khắc phục đúng thời hạn cam kết

    Điều này là tối quan trọng đối với khách hàng và tương lai của doanh nghiệp. Sau khi phạm sai lầm, bạn còn giữ được sự tin tưởng của khách hàng hay không thì đây là bước mấu chốt. 

    Bước 6: Cập nhật sau khi khắc phục

    Người cập nhật khắc phục nên là quản lý cấp trên của người nhận khiếu nại. Khách hàng đánh giá rất cao điều này. Hệ thống thông tin và quản lý dịch vụ cũng được thông suốt.

    Bước 7: Tặng quà cảm ơn

    Một món quà nhỏ sẽ khiến khách hàng hiểu chúng ta thực sự trân trọng lời góp ý của khách hàng. Lưu ý, chỉ tặng quà sau khi đã khắc phục. Khách hàng liên hệ với chúng ta vì mong đợi vấn đề của họ được xử lý, chứ không vì món quà. Đây là món quà cám ơn, không nên là món quà xin lỗi.

    Một món quà cảm ơn khách hàng vì đã chia sẻ và cho bạn thêm cơ hội 

    Một món quà cảm ơn khách hàng vì đã chia sẻ và cho bạn thêm cơ hội 

    Một công ty khôn ngoan nên có ngân sách cho việc này và có quy trình để sử dụng nó, không cần phê duyệt mỗi lần. Trong ví dụ của Amazon nêu trên. Nếu kỳ vọng 100% giao hàng đúng hạn, thì thời gian cam kết có thể lên tới 30 ngày. Và khách hàng sẽ chuyển sang mua nơi khác.

    Khi chấp nhận 1 tỷ lệ vi phạm thời hạn cam kết và tặng quà cám ơn (không nhất thiết 100% giá trị món hàng), thì Amazon có thể cam kết thời hạn giao hàng ngắn hơn. Tăng tính cạnh tranh. Đó là chưa kể đến Amazon tận dụng những cơ hội để tạo ra những câu chuyện truyền miệng.

    Bước 8: Khắc phục trong hệ thống để không lặp lại

    Khách hàng sẵn sàng tha thứ cho chúng ta khi chúng ta sai.

    Nhưng khách hàng sẽ không tha thứ cho chúng ta khi chúng ta lặp lại sai lầm. Điều đó chỉ khẳng định chất lượng của chúng ta thực sự tệ. chứ không phải là một sự cố. Hãy khắc phục sự cố, đừng để mắc phải sai phạm tương tự vì chúng ta không thể làm lại các bước trên với cùng một lỗi lầm.

    Chúng ta nhận được sự tin tưởng và ủng hộ của khách hàng không chỉ dựa trên chất lượng dịch vụ, mà còn cả thái độ khi có những sơ suất. Vậy nên, cách xử lý khiếu nại tinh tế không chỉ giúp giải quyết được sai phạm đã xảy ra, còn nhận lại được sự tin tưởng của khách hàng cũng đồng thời quảnh bá cho thương hiệu của doanh nghiệp  của bạn. 

    Dựa vào 8 bước xử lý khiếu nại trên, chúc các bạn áp dụng thành công trong các vấn đề mà doanh nghiệp bạn đang gặp phải. 

    Bởi: Nguyễn Phạm Thiên Ân

    Yêu cầu tư vấn

    CÔNG TY TRẦN ANH

    Sàn giao dịch số 1: Số 07 Nguyễn Phúc Chu, phường 15, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

    Sàn giao dịch số 2: 177 KDC Vạn Phúc, phường Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh

    Toà nhà tổng: KDC TM DV Phúc An City ( Ấp 2 mới, xã Mỹ Hạnh Nam, huyện Đức Hòa, tỉnh Long An )